Outlook - διαχείριση του αρχείου του

[MAKAP]

Για λόγους σχετικούς με το αρχείο που έχω αποθηκευμένο στο Outlook, κάθε φορά που αλλάζω Office αντιγράφω χρησιμοποιώ το αρχείο της προηγούμενης έκδοσης και συνεχίζω. Μετά από χρόνια κατάλαβα ότι, το αρχείο αυτό δεν μπορεί να υπερβεί τα 2GB και το πρόβλημα αυτό άρχισε να γίνεται έντονο τον τελευταίο καιρό γιατί αναγκάζομαι να σβήνω υλικό για να μπορέσει να αποθηκευτεί νέο.

 

Ματαπήδησα από το Outlook Exress στο Outlook αλλά και πάλι εμφανίστηκε το πρόβλημα. Σκέφτομαι να μετονομάσω το αρχείο αυτό ώστε ανοίγοντας το Outlook να αναγκαστεί το πρόγαρμμα να δημιουργήσει νέο αρχείο και σ' αυτό το αρχείο να εισαγάγω τα στοιχεία από το παλιό αρχείο. Θα ήθελα να απαντήσει κάποιος που γνωρίζει, εάν η σκέψη αυτή είναι σωστή και εάν ΝΑΙ, η μεταφορά μπορεί να γίνει με import;

 

Και μια δεύτερη ερώτηση. Υπάρχει τρόπος να εξάγω ορισμένα (και όχι όλα) στοιχεία από τις Επαφές σε άλλο αρχείο του ίδιου ή άλλου format;

 

Ευχαριστώ εκ των προτέρων αυτόν/ούς που θα ασχοληθούν.

[Elpinor]

επειδή και εγώ χρησιμοποιώ το outlook (παράλληλα με το outlook express) για αλληλογραφία και αρχειοθέτηση, εδώ και αρκετά χρόνια κάνω το εξής :

Χρησιμοποιώ την εντολή archive, για να αρχειοθετήσω τα περιεχόμενα ανά εξάμηνο, σε folder (outlook archive πχ.) διαφορετικού hdd (για λόγους ασφαλείας).

Έτσι έχω πχ. archive-2003a.pst & archive-2003b.pst για το 2003 κοκ.

Ο,τι αρχειοθετείται από μηνύματα, διαγράφεται από το μητρικό outlook.pst και έτσι μικραίνει και το μέγεθος του αντίστοιχα. Τα archive-* *.pst μπορείς να τα ανακαλέσεις όποτε θέλεις με την εντολή open outlook data file, ανοίγει παράλληλα με το ήδη ανοιχτό outlook.pst.

Για να αποφύγεις ένα πιθανά τεράστιο μέγεθος archive, χώρισε το σε ετήσια ή εξάμηνα archive, επιλέγοντας την σωστή ημερομηνία αρχειοθέτησης από τις ρυθμίσεις, αρχίζοντας φυσικά από την παλιότερη.

 

Απο την στιγμή που θα έχεις αρχειοθετημένες όλες τις επαφές σου, τίποτε δεν σε εμποδίζει να διαγραψεις μέρος τους στο outlook.pst.

Δεν ξέρω ποια έκδοση χρησιμοποιείς, πάντως στο 2003 αν δεν βρει το outlook.pst τα κάνει όλα μπάχαλο.

Αν θέλεις οπωσδήποτε να ακολουθήσεις αυτήν την μέθοδο, θα αντιγραψεις το outlook.pst κάπου μετονομάζοντας το & κρατώντας το σαν αρχείο και ανοίγοντας το αρχικό θα αρχίσεις να διαγράφεις ο,τι δεν σου χρειάζεται άμεσα.

 

Επίσης χρήσιμη είναι και η εντολή compact. Θα την βρεις κάνοντας δεξί κλικ στο personal folders/properties/General/Advanced/Compact. Θα σου συμμαζέψει αρκετά το μέγεθος του αρχείου.

[MAKAP]

Σ' ευχαριστώ για την άμεση και ουσιαστική απάντηση.

Ομολογώ ότι, αν και χρησιμοποιώ πολύ το outlook δεν σκέφθηκα ποτέ να αρχειοθετήσω με τον τρόπο αυτό. Το πρόβλημα με τις επαφές, που νομίζω ότι κρατάνε αρκετό χώρο μιας και ξεπερνάνε τις 2000, είναι ότι τις χρησιμοποιώ, σχεδόν καθημερινά, και δεν μπορώ να τις αρχειοθετήσω.

Ίσως, με αυτό τον τρόπο, να αντιμετωπίσω και το πρόβλημα της εξαγωγής (αρχειοθέτησης) συγκεκριμένων επαφών.

Θα ενημερώσω.

[terry]

Γτ 2γιγα για τις επαφες??

 

Εχεις και συννημενα????

[MAKAP]

Τα 2 gb αφορούν στο σύνολο του outlook.pst το οποίο, δυστυχώς, κουβαλάω από προηγούμενες εκδόσεις και έχει αυτό το όριο.

Στην τελευταία εγκατάσταση, πριν 1,5 χρόνο, δεν είχα το πρόβλημα, ώστε να κρατήσω το νέο αρχείο και να εισάγω το παλιό στο νέο. Πριν από καιρό άρχισε να παρουσιάζεται σχεδόν καθημερινά το πρόβλημα του μεγέθους και αναγκάζομαι να σβήνω μηνύματα για να πάρω τα νέα.

 

Έγραψα ότι έχω 2000 επαφές και όχι 2gb επαφές.

[terry]

Nαι αλλα ειπες οτι εχει οριο 2γιγα και δεν σου αρκουν....

[MAKAP]

Ναι, το όριο του αρχείου στην παλαιά έκδοση του Outlook είναι 2 gb ενώ στην τελευταία είναι αρκετά μεγαλύτερο (δεν θυμάμαι πόσο).

[Elpinor]

το μέγεθος (λογικά) δεν πρέπει να προέρχεται από τις επαφές αλλά από τα αποθηκευμένα μηνύματα.

Δοκίμασε το compact, και στην συνέχεια να αρχειοθετήσεις τα μισά τουλάχιστον, θα δεις μεγάλη διαφορά.

Να σημειώσω ότι η αρχειοθέτηση δεν αφαιρεί τα contacts που αρχειοθετούνται, μόνο τα μηνύματα.

[MAKAP]

Αρχειοθέτησα ένα folder 707ΜΒ με μηνύματα αλλά το συνολικό μέγεθος παρέμεινε το ίδιο (1904 ΜΒ). Μάλλον θέλει compact αλλά δεν μπορώ να βρω την εντολή στην ελληνική έκδοση που χρησιμοποιώ.

Σε ποια διαδρομή είναι;

[Elpinor]

θα μαντέψω γιατί δεν έχω χρησιμοποιήσει ποτέ ελληνική έκδοση.

δεξί κλικ πάνω στο "προσωπικοί φάκελλοι" (personal folders), επιλογή "ιδιότητες" (properties), στο tab "Γενικά" (General) επιλέγουμε "για προχωρημένους" (advanced) και πατάμε "συμπίεση τώρα" (compact now).

Η διαδρομή είναι από την έκδοση 2003.