Σύστημα αρχειοθέτησης

[Gateluz]

Έχω αναλάβει σε τεχνικό γραφειο (μελέτη, επιβλεψη, τακτική συντήρηση δικτύων, κτιρίων, εγκαταστάσεων.. εν γένει δηλαδή ότι δεν έχει ρόδες. Το γραφειο δουλέυει τα τελευταία 80 χρόνια και επικρατεί χάος λόγω της υπάρχουσας αρχειοθέτησης. Αρχικά ΑΜ έργου Υποργειου. κάποια άλλα ανάλογα με την χρηματοδότηση, από το 1980 και μετά χρονολογικά και ανα κτίριο /εγκατάσταση και εννοείται άλλα τόσα χύμα. Μιλάμε για τρία δωμάτια φακέλους έργων και σχεδίων. Έχει κανείς υπόψιν του κάποιο σύστημα αρχειοθέτησης (εννοείται ότι θα γίνει από την αρχή) που να δίνει πρόσβαση εύκολη στο αναζητούμενο αρχείο; Κάποιο λογισμικό ίσως; Για τα σημαντικότερα σκέφτομαι ψηφιοποίηση των σχεδίων τουλάχιστον.

[petsagouris]

Αν και δεν έχω εμπειρία παρόμοιας κλίμακας, θα σε συμβούλευα καταρχήν να φτιάξεις ένα σύστημα που να χρησιμοποιείται στο εφεξής από όλους στο γραφείο, αν δεν γίνει κάτι τέτοιο δεν πρόκειται ποτέ μα ποτέ να φτιάξει τίποτα άλλο.

 

Δεν μπορώ να σου συστήσω ιδιαίτερο σύστημα αρχειοθέτησης λόγω του ότι δεν έχω βρεί κάποιο. Τα κλασσικά βιβλία που παίζουν στα τεχνικά γραφεία και που δεν εφαρμόζονται, περιγράφουν συστήματα αρχειοθέτησης των μελετών σε σχεδιοθήκες κ.λπ. και άρα είναι απαρχαιομένα. Η αντιστοίχηση των μελετών σε κωδικούς είναι κάτι το οποίο ναι μεν ακούγεται καλό σαν ιδέα αλλά πιο πολύ μπερδεύει.

 

Αυτό που έχω βρεί να βολεύει καλύτερα από όλα είναι κατηγοριοποίηση κατά πελάτη, στην συνέχεια αρχειοθέτηση μελετών με βάση "την λέξη κλειδί για το κάθε έργο" + ένα αριθμό αύξοντα (ξεκινάμε από το "00"). Κάθε φορά που το έργο αλλάζει φάση ή που το "ξαναπιάνουμε μετά από καιρό" ο αριθμός αυξάνει (γίνεται "01").

[terry]

ΟΛΑ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ...

 

Και αρχειοθετηση στον υπολογιστη..

 

Αν θες να κανεις και αρχειο κανονικα, χρησιμοποιησε παλι καποιο λογισμικο αρχειοθετησης σε υπολογιστη...

 

Αν ειναι σοβαρα το γραφειο, απλα ψηφιοποιει, πεταει στην ανακλωση ολα τα χαρτια, και κανει και back-up για να ειναι οκ..

 

Τα 3 δωματια που θα γλιτωσει τα νοικιαζει σε αλλοδαπους..

 

Περαν απο την πλακα, αν δεν χρειαζονται τα εντυπα και μπορουν ανα δουλεψουν απο τον υπολογιστη πεταξε τα....

 

Επισης μπορεις να στησεις μια δικια σου βαση δεδομενων με τις απαιτησεις του γραφειου...

 

Στο λεω εγω που εχω 2-3φακελους στο γραφειο..

ΟΛΑ τα αλλα ψηφιακα...τα παντα, εγκρισεις, βεβαιωσεις, συμβαλαιο και τα προτοτυπα πακετο πισω στον πελατη να μην τα βλεπω...

[alej]

Υπάρχουν φορές που πρέπει να κρατήσεις και την χαρτούρα.

Πάντως όπως και να αρχειοθετήσεις πρέπει οπωσδήποτε να έχεις μια βάση δεδομένων σε Η/Υ που θα σε οδηγεί γρήγορα εκεί που πρέπει.

Π.χ. ένα excelακι που να περιέχει τα πάντα όλα για κάθε έργο και που βρίσκεται είναι σωτήριο.

Σίγουρα να περιέχει

1. Είδος

2. Πελάτη

3. Ημερομηνίες ανάθεσης, περάτωσης κλπ

4. Θέση αρχείου

5. Ποιοι το δούλεψαν

6. Προβλήματα που δημιουργήθηκαν και πως λύθηκαν περιγραφικά

7. Παρατηρήσεις

8. ...

[nikoletta]

πρέπει κατα τη γνώμη μου καταρχάς να βρεις μια χρονολογία η οποία θα είναι θα χαράξει μια διαχωριστική γραμμή μεταξύ των παλαιών μελετών και των νεώτερων. Αν πχ από το 2000 και μετά οι πιο πολλές μελέτες έχουν κυρίως ηλεκτρονικό αρχείο τότε όρισε αυτή για να κάνεις τον διαχωρισμό Π.Ψηφιοποίησης - Μ.Ψ. και ξεκίνα ΓΙΑ ΑΡΧΗ με το ξεκαθάρισμα και την οργάνωση της Μ.Ψ. .

Συνήθως όπου υπάρχουν πολλά έργα σχεδόν πάντα δουλεύονται με κωδικούς μορφής (Α)(Β)(Γ)+ΑΡΙΘΜΟΣ όπου τα (Α)(Β)(Γ) είναι κάποιες ιδιότητες τα οποία σε κατευθύνουν σε κάποιον διαχωρισμό. Πχ. 1 Ιδιωτικά Έργα, 2 Δημόσια Έργα, 3 Συντήρηση αυτό το βρίσκεις εσύ ανάλογα με τις βασικές κατηγορίες.

Οπότε κωδικοποιείς τα έργα Μ.Ψ, χρονολογικά με κάποιο άυξοντα αριθμό. Ο αριθμός καλό είναι να έχει όλα τα ψηφία. Πχ αν κρίνεις ότι είναι 1000δες τα έργα τότε ξεκινάς από το (Α))(Β)(Γ)+ 0001 και όχι από το (Α))(Β)(Γ)+ 1, 2, αυτό μπορεί να φαντάζει λεπτομέρεια αλλά θα σε βοηθήσει στην στοίχιση και καλό είναι να γίνει από την αρχή.

Περνάς όλη την κωδικοποίηση σε excell η σε βάση δεδομένων με όλα τα στοιχεία΄που θεωρείς χρήσιμα όπως χρονολογία, πελάτης κτλ όπως κρίνεις και από εκεί και πέρα με folders ανά κωδικό στο δίκτυο όπου ψηφιοποιείς ότι λείπει ηλεκτρονικά.

 

Τώρα για τη Π.Ψ. ψηφιοποίηση και πέταμα βρίσκεις έναν άλλον τρόπο πιο γενικό για την κωδικοποίηση. Φτιάχνες ένα excell στο οποίο γράφεις ανά κωδικό έργου εκτός από τις πληροφορίες του έργου τι έχεις φυλάξει στο νεκρό αρχείο, σε hard copy και τι μόνο ψηφιοποιημένο. Κατά την γνώμη ψηφιοποίηση και πέταγμα, σκανάρεις και κρατάς σε hard copy μόνο ΕΠΙΣΗΜΑ έγγραφα και κυρίως αυτά που αποδεικνύουν ότι δεν υπάρχει καμιά οφειλή οποιασδήποτε μορφής. Δηλαδή πρωτόκολλα παραδοσης, κλεισίμο λογαριασμού, κτλ κτλ.

[Gateluz]

Ευχαριστώ πάρα πολύ για την ανταπόκριση

1. Δε πετάμε τἰποτα.Γραφειοκρατεία δημοσίου βλέπετε. (επιπλέον είναι απιστευτο να βλέπεις ανἀλυση για δυναμική φόρτιση σε 5οροφο υπόγειο την δεκαετία του 50 ή στατικά για μεταλλικό υπόστεγο του 1947 για να μην γράψω για τα σπαρταριστά χειρόγραφα σχόλια του τύπου ¨κι εναποθέτομεν τας ελπίδας μας εις την διορατικότητα και την δεουσα προσοχή του αξιότιμου κου επιβλέποντος¨). Ας μην καίμε την ιστορία μας ...

2.πιστεύω ότι καθε φάκελος θα ήταν χρήσιμο εκτός από κωδικό όπως αναφέρθηκε παραπάνω να έχει κάποιου είδος tags (ετικέτα ελληνιστι κ.Διαχειριστά αλλά η αγγλική έκφραση είναι πιο ακριβής) πχ σε έργο "κατασκευή δικτύο ύδρευσης εγκαταστάσεων Χ" να υπάρχουν tags δίκτυα ευκολιών, υδρευση, 1972, βόρειος τομέας, Χ, "κωδικός έργου". Πως όμως;

3 Από δικό μου λάθος δεν ανέφερα ότι το γραφείο εξυπηρετεί ΝΠΔΔ με πλήθος εγατάστασεων (1000 και πλέον κτίρια όλων των ηλικίων και τις ιδιόκτητα δίκτυα ευκολιών) και κύριο μέλημα πλέον (κριση γαρ) είναι η οικονομική και σωστή συντήρηση. πχ σε μια διαρροή δικτύου ύδρευσης θα ήθελα να ξέρω πριν στείλω συνεργείο πότε έγινε το δίκτυο, διατομή και υλικό αγωγών, δίκτυα στο περιβάλλοντα χώρο. θα ήθελα δηλαδή να βρω τα έργα που σχετίζονται ως αντικείμενο αλλά και χωρικά με το συγκεκριμένο θέμα και τις μετέπειτα επεμβάσεις . Με άλλα λόγια θα ήθελα να δουλεύω στην Ελβετία ; )

[gzin]

¨κι εναποθέτομεν τας ελπίδας μας εις την διορατικότητα και την δεουσα προσοχή του αξιότιμου κου επιβλέποντος¨.

 

έγραψες.αφού τελειώσεις πρώτα ο Θεός αυτό εγώ θα το έκανα κορνίζα στην είσοδο του αρχείου!άλλες εποχές με νοσταλγία και ιστορία!

[nikoletta]

@ Gateluz

 

όλα αυτά που λες γίνονται και στην Ελλάδα (ευτυχώς) με το ανάλογο τίμημα βέβαια έιτε από θέμα οικονομικού κόστους είτε από θέμα ωρών εργασίας (που και αυτές σε κόστος μεταφράζονται).

Το θέμα για εμένα είναι πως θα ξεκαθαριστούν και θα καταγραφούν όλα αυτά τα στοιχεία από το γραφείο. Γιατί πρόγραμμα να τα διαχειριστείς θα βρεις αρκεί να ξέρεις Τι ακριβώς θέλεις και αν πραγματικά σε βολέυει αύτό που θέλεις.

Θα ήταν ιδανικό να φτιάξεις ένα προγραμματάκι customiζed να σου εκτυπωνει καρτέλες με όλα αυτά τα στοιχεία, να βάλεις όποια φίλτρα θέλεις, να σε ειδοποιεί για συμβάντα που δεν θα πρέπει να ξεχάσεις. (πχ επιστροφή κάποιου συμφωνητικού από την εφορία κτλ κτλ) αλλά πριν βρεις το προγραμματάκι θα πρέπει πρώτα να γίνει μια σωστή κατηγοριοποίηση και ανάλυση από πλευράς του γραφείου. Τι πραγματικά χρειάζεται, τι θα διευκολύνει πολύ την κατάσταση, τι είναι υπερβολή, τι είναι χάσιμο χρόνου κτλ κτλ κτλ.

 

Οπότε ίσως είναι καλύτερα να ξεκινήσετε πιλοτικά σε έργα της τελευταίας δεκαετίας (για να είναι πιο λίγα και πιο οργανωμένα) να δοκιμάσετε τι σας εξυπηρετεί πραγματικά γιατί καμιά φορά οι απαιτήσεις (και οι λύσεις σε αυτές) δίνονται μέσα από την πράξη. Μπορείτε να συμβουλευτείτε και κάποιον προγραμματιστή με ανάλογη εμπειρία. Η πιο μεγάλη δουλειά πάντως προσωπικά πιστεύω είναι ο διαχωρισμός σε κατηγορίες και η ομαδοποίηση ανάλογα με τις ιδιότητες.

[deathlok]

κάνε μία βάσει δεδομένων σε access όπου ο καθένας θα μπορεί να αναζητήσει έργο αλλά και να δημιουργήσει ένα καινούργιο, εγώ αυτό είχα κάνει σε ανάλογη περίπτωση.