Οργάνωση εργασιών τεχνικού γραφείου

[panmyr]

Συνάδελφοι καλησπέρα. Μετά  από έναν όγκο δουλειάς 10 ετών, υπάρχει το πρόβλημα οργάνωσης των εργασιών του γραφείου. Τι προτείνετε εσείς, ως αρχειοθέτηση των εργασιών, από την εμπειρία σας και με ποιον τρόπο;; ανά έτος, ανά πελάτη;;

Ενδεικτικά το γραφείο ασχολείται με οικοδομικές άδειες, αδειες καταστηματων,  αυθαίρετα, τοπογραφικά, οριοθετήσεις, πεα, μελετες δημοσιων εργων, περιβαλλοντικά, γεωλογικά.

Π.χ. τα τοπογραφικά ανα περιοχή ή ανα πελάτη…

Υπαρχει κάποιο λογισμικό ώστε να βοηθήσει στην αρχειοθετηση, καθώς για την ώρα, τα εχω βαλει ανα ετος, και γινεται ενας πανικος…

[ΚΑΝΑ]

καλό ερώτημα- καλό θέμα!

[avgoust]

Α.Για οσα εχω σε εντυπη μορφη.

1. Τους φακελους αδειων και άλλων υποθέσεων τους εχω αριθμήσει κατά αύξουσα σειρά δίνοντας 1 στον πιο παλιό .
Στην συνέχεια έκανα σε access μια βάση δεδομένων όπου τους καταχωρώ με την παραπάνω αύξουσα σειρά  και συμπληρώνω σε άλλα πεδία , ονοματεπώνυμο πελάτη και έτος αδειας.

2.Τα τοπογραφικα τα έχω σε φακέλους ανά έτος δυστυχώς χωρίς αρίθμηση
Εκανα και για αυτά μια βάση δεδομένων όπου καταχωρώ όνοματεπώνυμο , έκταση , θέση και έτος.

Οπότε πλέον το ψάξιμο μέσω της access είναι πολύ γρήγορο και εύκολο.

Β. Για όσα έχω σε ψηφιακή μορφή τα τοπο τα έχω κατα έτος , τις άδειες και τα αυθαιρετα αλφαβητικά.
Και αυτά τα περνάω στη βάση δεδομένων απλά στο τέλος γράφω  στη στήλη παρατηρήσεις οτι είναι σε ηλ .μορφή .

Με δημόσια έργα δεν έχω ασχοληθεί ποτέ.




 

Edited Σεπτέμβριος 21 , 2018 by avgoust

[panmyr]

Ωραία, καλή φαίνεται αυτή η οργάνωση! θα δω και εγώ τι μπορώ να κάνω και θα σας πω! Ευχαριστώ!

[ppanag]

Το ίδιο με τον Avgoust έχω κάνει, απλά την αρχειοθέτηση των έντυπων φακέλων την καταχωρώ σε excel, αντί για access, με αύξουσα σειρά όπως είπε και επιπλέον δημιουργώ στήλες κατηγοριών εργασιών με hyper-link που αν τα κλικάρεις οδηγούν στον ηλεκτρονικό φάκελο... οι έξτρα κατηγορίες είναι χρήσιμες όταν στην ίδια δουλειά έχεις και άλλες εργασίες... π.χ. ν. 4495 με ΠΕΑ και σύσταση οριζοντίων ιδιοκτησιών κλπ...

Όλες οι μελέτες μου είναι ψηφιακά αποθηκευμένες δικτυακά σε NAS (ταυτόχρονη εγγραφή σε δύο σκληρούς δίσκους για ασφάλεια) ώστε να έχω και πρόσβαση ακόμα και από τον δρόμο....

Οι φάκελοι στο NAS είναι οργανωμένοι ανα κατηγορία π.χ. 4495, 3843, ΑΔΕΙΕΣ, ΤΟΠΟΓΡΑΦΙΚΑ, ΕΞΟΙΚΟΝΟΜΩ, ΠΕΑ ΚΛΠ και παραμέσα ΟΝ/ΜΟ και διεύθυνση αν βοηθάει

Το βασικότερο είναι ότι προσπαθώ να μην κρατάω χαρτούρα, οπότε όλα σκανάρονται !!!

[alej]

Κάτι παρόμοιο εφαρμόζω κι εγώ. 

Αρχείο σε excell όπου και γίνεται καταχώρηση ανά πελάτη με ημερολογιακή σειρά. 

Όλα τα αρχεία ηλεκτρονικά. Τίποτα δεν μένει σε χαρτί. Η αποθήκευση γίνεται σε 3 σημεία. Στον σκληρό που δουλεύω όπου ταυτόχρονα, αυτόματα και κατά την εργασία γίνεται cloud back up &  σε ένα σκληρό συνδεδεμένο με USB κάθε εβδομάδα.

Το αυτόματο cloud back up σημαίνει ότι οποιαδήποτε ώρα και στιγμή έχω πρόσβαση στο σύνολο της δουλειάς μου από το κινητό ή/και το tablet ή/και κάποιο PC.

[Γιάννης]

Αν μιλάς για οργάνωση των εκτυπώσεων:

Εγώ ανοίγω ένα φάκελο για κάθε έργο με άυξων αριθμό (με σειρά ημερομηνίας την ημέρα που ανοίγει ο φάκελος). Για ομαδικές δουλειές υπάρχει ένας φάκελος (πχ "τοπογραφικά στάβλων Αυγούστου 2008") αλλά πάλι δυσκολευει την κατάσταση επειδή είναι πολύ εργοδότες (καταχώρηση πληρωμών, εκκρεμότητες κλπ). Καλύτερα λοιπον ένα φάκελο ανά έργο έστω κι αν πρόκειται για μια άδεια καταστήματος....

Στους φακέλους απ'εξω μπορείς να βάλεις και ένα κωδικό εκτός από την αρίθμηση. πχ 261/08/ΤΟΠ (αριθμός έργου 261, έτος εκκίνησης 2008, κατηγορία Τοπογραφικά)

Η οργάνωση στον ΗΥ αντίστοιχα.

[mikegad]

16 ώρες πριν, alej said:

όπου ταυτόχρονα, αυτόματα και κατά την εργασία γίνεται cloud back up

ποιο cloud χρησιμοποιείς αν επιτρέπεται;

Παλιότερα που το έψαχνα είχαν πολύ περιορισμένο χώρο και τα περισσότερα περιορισμό σε μέγεθος αρχείου.

Εκτός και αν πληρώνεις συνδρομή βέβαια

[alej]

Υπάρχουν διάφοροι. Google / Onedrive / iCloud / Dropbox / Box κλπ.

 

Εμένα με βόλεψε πολύ το icloud της Apple παρόλο που δεν έχω Mac αλλά P.C. Βέβαια το συγχρονίζω με iphone για να έχω πάντα μαζί μου τα αρχεία μου. Κάνει άμεσο συγχρονισμό, δηλαδή μια αλλαγή σε ένα αρχείο που κάνεις το βλέπεις και στο Cloud άμεσα. Πολύ γρήγορο, ακριβές και απροβλημάτιστο.

Είναι επί πληρωμή, τα 200GB 2,99€ / μήνα ή 2TB: 9.99 €/μήνα. Δεν γνωρίζω αν προϋποθέτει οπωσδήποτε κατοχή κάποιου apple προϊόντος.

Έχω και το Onedrive της MS λόγω συνδρομής σε Office (1 TB) αλλά είμαι πολύ ευχαριστημένος με το iCloud και δεν το δοκιμάζω. Ίσως κι αυτό δουλεύει εξίσου καλά.

Είχα δοκιμάσει κι άλλες λύσεις, dropbox και Box αλλά στο μεν πρώτο ήταν ακριβό οπότε είπα ας πάω icloud μιας και είχα iphone και στο δεύτερο είχα θέματα σοβαρά σε σημείο να χάσω κάποια αρχεία.

Η αρχή μου είναι ότι στην δουλειά σου πρέπει να επενδύεις, οπότε ότι σε βολέψει αγόρασε το και μη σκεφτείς τα λίγα περισσότερα χρήματα που θα στοιχίσει. Το να έχεις το κεφάλι σου ήσυχο δεν κοστολογείται εύκολα.

 

[mikegad]

thanks....έχω δοκιμάσει και εγώ διάφορα κατά καιρούς αλλά λόγω των περιορισμών τα παρατούσα.

Οπότε το δίλημμα είναι, συνδρομή ή κάποιος δικτυακός σκληρός μόνιμα συνδεδεμένος